○東部地域広域水道企業団文書取扱規程
平成18年3月23日
企業管理規程第8号
東部地域広域水道企業団文書管理規程(平成5年東部地域広域水道企業団規程第3号)の全部を改正する。
目次
第1章 総則(第1条―第6条)
第2章 管理
第1節 収受及び配布(第7条―第9条)
第2節 起案及び回議(第10条―第21条)
第3節 文書の発送(第22条―第25条)
第4節 文書の整理、編さん及び保存(第26条―第37条)
第3章 補則(第38条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、東部地域広域水道企業団(以下「企業団」という。)における文書事務の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。
(文書取扱いの基本)
第2条 文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常に整備して事務が能率的に処理されるよう努めなければならない。
(事務局長の職務)
第3条 事務局長は、企業団の文書事務を統括する。
2 事務局長は、文書が適正かつ円滑に処理されるよう各担当に対し必要な指導を行うことができる。
(文書主任の職務)
第4条 企業団に、文書取扱主任(以下「文書主任」という。)を置き、事務局次長の職にある者をもって充てる。
(文書主任の職務)
第5条 文書主任は、次の事務を処理する。
(1) 文書の配布及び発送に関すること。
(2) 文書の整理、編さん及び保管に関すること。
(3) 文書の引継ぎに関すること。
(4) その他文書の取扱いに関して必要なこと。
(文書の種類)
第6条 文書のうち、公示及び令達文書の種別は、次のとおりとする。
(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの
(2) 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの
(3) 規程 地方公営企業法(昭和27年法律第292号)第10条の規定により制定するもの
(4) 告示 主として法令の規定により一定の事項を公示するもの
(5) 公告 告示以外で一定の事項を公示するもの
(6) 訓令 所属の機関又は職員を指揮命令するもの
(7) 達 個人又は団体に対して職権により特定の事項を指示命令するもの
(8) 指令 個人又は団体からの申請等に対して具体的に処分するもの
2 前項以外の文書(以下「普通文書」という。)の種別は、おおむね次のとおりとする。
(1) 上申 上司又は官公庁に対し、意見又は事実を述べるもの
(2) 内申 上司又は官公庁に対し、内申するもの
(3) 副申 上司又は官公庁に対し、進達する文書に意見を添えるもの
(4) 申請 上司又は官公庁に対し、許可、認可等の行為を請求するもの
(5) 願 上司又は官公庁に対し、軽易な行為を請求するもの
(6) 伺 上司又は官公庁に対し、指揮を請求するもの
(7) 報告 事務の状況その他を知らせるもの
(8) 届 上司又は官公庁に対し、一定の事項を届け出るもの
(9) 進達 個人又は団体等から受理した申請書その他の書類を官公庁に差し出すもの
(10) 通知 相手方に事実を知らせるもの
(11) 協議 相手方に同意を求めるもの
(12) 照会 相手方に対し、事実意見等について回答を求めるもの
(13) 回答 協議又は照会に対し、同意、承諾等の意見又は事実若しくは意見を応えるもの
(14) 諮問 一定の機関に対し、法令上定められた事項について意見を聴く場合に発するもの
(15) 答申 諮問事項について調査、審議して意見を聴く場合に発するもの
(16) 依頼 上下関係のない相手方に対し、その義務に属しない行為を求めるもの
(17) 証明 一定の事実を証明するもの
(18) 契約 申込みと承諾との意見表示の合致を表示し、かつ、これを証するために取り交わすもの
(19) 嘱託 事務処理その他を委託するもの
(20) 辞令 任命、給与又は勤務等職員の身分に関して命令するもの
第2章 管理
第1節 収受及び配布
(到達文書の取扱い)
第7条 企業団に到達した文書は、総務担当の文書の収受、発送を担当する職員(以下「文書取扱者」という。)が受領し、次に定めるところにより取り扱わなければならない。
(3) 親展文書は、送付簿によりその名あて人に送付する。
(4) 訴訟、異議申立てに関する文書その他収受の日時が権利の消長に関係を及ぼす文書は、普通文書の取扱いによるほか、取扱者は、その文書の欄外に収受の時刻を明記し、証印してその封筒を添付すること。
(5) 電報は、別紙に訳字を記載し、電報を添付して送付簿により文書主任に送付する。
2 各担当等に直接到達した文書は、直ちに前項の手続を求めなければならない。
3 口頭又は電話による事件は、口頭電話受理用紙(様式第4号)に記載し、普通文書の取扱いにより処理しなければならない。
(到達文書の処理等)
第8条 文書主任は、配布された文書を点検し直ちに文書処理カード(様式第5号)に所要事項を記入し、事務局長の査閲を受け担当リーダーに配布しなければならない。
2 担当リーダーは、配布された文書を自ら処理するもののほか、担当者に配布し処理させなければならない。この場合において、重要又は異例にわたるものは、処理の方針について、あらかじめ上司の指揮を受けなければならない。
(当直者が受領した到達文書)
第9条 当直者が受領した文書は、当該当直者又は日直の任務が終了したときに、事務局長に引き継ぐものとする。ただし、宿直又は日直が継続するときは、次の宿直者又は日直者に引き継ぎ、最終の者が事務局長に引き継ぐものとする。
第2節 起案及び回議
(起案)
第10条 すべての事案の処理は、文書によるものとする。
2 起案は、次に掲げるものを除き、回議用紙(様式第6号)を用い、決裁を受けなければならない。
(1) 軽易な事案で文書の余白により処理できるもの
(2) 帳簿により処理できるもの
(3) その他別に定めるところにより処理できるもの
3 すべての回議案には、原文、関係法令の全部又は一部その他必要な文書の抜粋の朱書したものを添付しなければならない。
(起案上の心得)
第11条 回議案は、次の事項に留意して起案しなければならない。
(1) 常用漢字、現代仮名遣い及び口語体を用いること。
(2) つとめて平易なことば及び無理のない言いまわしを用いること。
(3) 誤解を生ずるおそれのないことば及びゆきとどいた言いまわしを用いること。
(4) つとめて簡潔な言いまわしを用いること。
(5) 字体は、かい書で、はっきり書くこと。
(6) 電報案は、特に簡明を旨とし、略符号のあるものは必ず用いること。
(発信人の表示)
第12条 文書の発信人は、原則として企業長名を用いなければならない。ただし、事案の軽重により企業団名を用いることができる。
(文書の持ち回り)
第13条 回議案で事件が重要なものは「重」、秘密を要するものは「秘」、急を要するものは「急」と回議用紙右上部に朱書し、事務局長又は担当リーダーが携帯して決裁を受けなければならない。
(合議)
第14条 2以上の担当に関係があるときは、最も関係の深い担当で起案し関係担当で合議する。
2 合議を受けた場合において、異議があるときは、速やかに協議し、その協議が整わないときは、上司の指揮を受けなければならない。
(回議案の改廃)
第15条 回議案が重大な修正を受けて決裁されたときは、回議した者に回覧しなければならない。
2 回議案を廃止したときは、回議した者に回覧して、消印を求めなければならない。
(緊急事件の決裁)
第16条 緊急の事件であって所定の手続をするいとまがないときは、便宜の方法で決裁を受け、執行後速やかに第10条第1項の手続をとらなければならない。
(記号及び番号)
第17条 文書の記号及び番号は、次に掲げるところによらなければならない。ただし、軽易又は特殊なものについては、この限りでない。
(1) 条例、規則、告示、訓令及び達には、企業団名を冠し、それぞれ追次番号を付けること。ただし、毎年1月に始まり12月に終わるものとする。
(2) 指令及び往復文書には、「東水企」を冠し、文書整理番号を付けること。
2 事件に関する番号は、その事件の終了するまで同一番号を用いなければならない。
(回議書の訂正等)
第18条 回議書は、いかなる場合も訂正することはできない。ただし、軽易な事項は、符せん用紙を用いて訂正することができる。
(回議の順序等)
第19条 回議書は、当該担当職員、担当リーダー、技監、事務局次長、事務局長、副企業長、企業長の順に回議するものとする。
2 事務局長又は担当リーダーは、回議書で急を要するもの、秘密を要するものは、持参して回議又は合議しなければならない。
(代決及び後閲)
第20条 代決者が事務を代決したときは、回議書の代決者として押印した箇所の上部に「代決」と朱書するものとする。この場合において、重要なものには、更に「後閲」と朱書し、決裁責任者の登庁後直ちに閲覧に供しなければならない。
2 前項の規定は、決裁に至るまでの手続過程において合議を受ける者等が不在の場合に準用する。
(完結文書の処理)
第21条 完結した文書は、速やかに当該主管担当の文書主任を通じ担当に引き継がなければならない。
第3節 文書の発送
(公印及び契印)
第22条 発送文書は、東部地域広域水道企業団公印規程(平成18年企業管理規程第9号)の定めるところにより、公印を押印しなければならない。ただし、文書の性質上必要でないと認められる場合は、これを省略することができる。
2 発送文書には、施行を確認するため決定書を契印しなければならない。ただし、文書の性質上必要でないと認められる場合は、これを省略することができる。
(発送事務の統一)
第23条 文書の発送は、総務担当において行う。ただし、事務局長が指定する主管担当及び特別の必要がある場合は、この限りでない。
(発送文書の取扱い)
第24条 発送を要する文書は、次により処理しなければならない。
(1) 文書の浄書、校合は、担当において行い、文書収発簿に必要事項を記入の上、原議とともに文書主任に送付しなければならない。
(2) 文書主任は、前号の送付を受けたときは、原議と照合契印の上、公印を押し、その原議は、処理年月日を記入して担当者に返送しなければならない。
(3) 発送する文書は、文書収発簿に発送年月日等必要事項を記入しなければならない。
2 その他発送を要する物は、前項の規定を準用する。ただし、軽易な文書については、この限りでない。
(郵便切手等の支出)
第25条 文書発送に使用する郵便切手又は郵便はがきを払い出すときは、切手台帳へ記入押印の上総務担当に請求するものとする。
第4節 文書の整理、編さん及び保存
(完結文書及び簿冊の整理)
第26条 文書主任は、完結文書の引継ぎを受けたときは、次により整理しなければならない。
(1) 編さんは、暦年によるものとし、会計年度による必要のあるものは、会計年度による。
(2) 年又は年度を超えて処理した事案は、その完結した年又は年度とする。
(文書の完結)
第27条 文書の完結の日は、次による。
(1) 公示、令達文書は、所定の手続により公布又は施行されたとき。
(2) 照会、許可、申請等の往復文書は、それらに対し回答、許可、許可の指令等が発送又は到達されたとき。
(3) 伺、復命書、届等で上司の決裁を必要とするものは、その決裁が終わったとき。
(4) 契約関係文書は、契約を締結したとき。
(5) 出納関係の証拠書類は、当該出納のあった日
(6) 争訟文書は、当該事件が完結した日
(保存種別及び保存期間)
第28条 文書の保存期間は、法令その他に別段の定めがあるもののほか、次の4種に区分する。
第1種 永久
第2種 10年
第3種 5年
第4種 1年
2 文書の保存種別と期間の分類は、別表のとおりとする。
3 文書の保存期間は暦年によるものは、完結した日の属する年の翌年1月1日、会計年度によるものは完結した日の属する翌年の4月1日とする。
(1) 完結文書は、法令の根拠又は各担当及び業務処理の分野別に、会計及び予算に関する文書は会計年度別に、その他の文書は暦年別に整理編集する。
(2) 1冊の厚さが5センチメートルを超えるとき又は完結文書の性質、形状等により1冊に編集することが困難なものは、それぞれ適当な方法により分冊すること。
(3) 2以上の年度にわたるものは、適宜分冊して編集することができる。この場合において、保存年限及び種別に十分考慮すること。
(4) 種別のことなる文書を一緒に編集した場合は、長期の種別の文書として取り扱うこと。
(5) 図面等で文書とともに編集、製本できないものは、箱又は袋等に名称、年度及び種別を表紙の例によって記載する。
(簿冊の引継ぎ)
第30条 会計に属する文書は、毎年7月までに、その他の文書は、毎年3月末までに編さんし、目録とともに事務局長に引き継がなければならない。ただし、例規等の文書で事務処理上規範となるもの又は執務のため常に閲覧する必要がある簿冊は、事務局長の承認を得て各担当で保存することができる。
(簿冊の保管)
第31条 事務局長は、前条の引継ぎを受けたときは、編さんの適否を審査し、適当でないものは改めさせた後、その他については、直ちに文書庫に保存しなければならない。
(保存文書の閲覧)
第32条 文書庫に保存した文書(以下「保存文書」という。)は、事務局長の承認を得なければ閲覧することはできない。
2 事務局長は、保存文書閲覧簿を備え前項の承認をしたときは、所定の事項を記載させた上、閲覧させなければならない。
(保存文書の転貸及び持ち出しの禁止)
第33条 借覧中の保存文書は、転貸し、又は庁外に持ち出してはならない。ただし、事務局長の承認を得たときは、この限りでない。
(保存文書の閲覧及び謄写の禁止)
第34条 保管文書は、職員以外の者に閲覧させ、又は謄写させることはできない。ただし、企業長の許可を得たときは、この限りでない。
(廃棄)
第35条 保存期間が満了した保存文書は、総務担当において関係各担当に合議し、企業長の決裁を経て廃棄するものとする。
2 保存期間が満了していない文書であっても、事務局長において保存の必要がないと認めたものは、前項の手続を経て廃棄することができる。
(廃棄文書の処理)
第36条 保存文書を廃棄するときは、その年月日を保存目録に記入し、保存文書中印影の移用のおそれのあるもの又は他人に見られることを避ける必要があるものは、塗り消し、又は切り取って廃棄しなければならない。
(火気の使用禁止)
第37条 何人も文書庫内で喫煙し、又は火気を使用してはならない。
第3章 補則
第38条 この規程に定めるもののほか、文書の管理に関し必要な事項は、事務局長が定める。
附則
この規程は、平成18年4月1日から施行する。
附則(平成18年11月9日企業管理規程第21号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(令和7年1月15日企業管理規程第11号)
この規程は、令和7年4月1日から施行する。
別表(第28条、第29条関係)
第1種 永久保存
1 条例、規則、規程及び重要な告示等に関する書類
2 重要又は例規となるような指令及び通知等に関する書類
3 特別に属する処分に関する書類
4 重要な事業計画及びその実施に関する書類
5 事務の新設又は改廃に関する書類
6 職員の進退及び賞罰に関する書類
7 褒章及び表彰に関する書類
8 各種台帳及び原簿
9 企業団の施設の設置、変更又は廃止に関する書類
10 基本財産、各種積立金その他財産の管理処分に関する重要書類
11 不動産の権利、移転に関する書類
12 企業団議会に関する重要書類
13 事務引継書類
14 印鑑に関する書類
15 予算及び決算書
16 契約又は許可に関する重要な書類
17 主要な統計書類及び歴史の資料
18 その他永久保存を必要とするもの
第2種 10年保存
1 出納に関する証しょう書類及び決算を終わった金銭物品に関する書類
2 法令に従い処理したもので永久保存の必要がないもの
3 企業団議会に関する書類で永久保存の必要がないもの
4 官公庁への申請、上申、報告及び官公庁からの指令に関する書類で永久保存の必要がないもの
5 歳入歳出予算に関する書類で永久保存の必要がないもの
6 統計報告書類で永久保存の必要がないもの
7 文書発送簿、文書収受簿、金品収受簿及び送達簿
8 その他第1種に属さないもので5年以上保存の必要があると認められるもの
第3種 5年保存
1 調査を終了した諸報告及び統計材料
2 台帳登録を終了した申請書
3 復命書
4 旅行命令簿、超過勤務、休日勤務又は夜勤勤務、出勤簿、当直日誌の類
5 その他第1種及び第2種以外のもので、1年以上保存の必要があると認められるもの
第4種 1年保存
1 第1種から第3種までに属さないもの
